یکی از رایجترین شکایتهای مدیران اداری این است: «فضای بایگانی نداریم». پروندهها روی زمین، روی میز و حتی روی صندلی خالی انباشته میشوند. اما حقیقت این است که مشکل کمبود فضا نیست، مشکل استفاده نادرست از ارتفاع است. در یک اتاق ۳ در ۳ متری با سقف ۲.۵ متر، شما میتوانید تا ۲۰۰۰ پرونده را به راحتی بایگانی کنید. چگونه؟ با استفاده از کمدهای بایگانی عمودی بلند (۵ کشو). این کمدها به جای اشغال سطح زمین، از ارتفاع استفاده میکنند. نکته کلیدی: کمد بایگانی را در امتداد بلندترین دیوار بچینید و بین هر دو کمد، ۸۰ سانتیمتر فاصله بازشدگی کشوها در نظر بگیرید. برای بازیابی سریع، از برچسبهای رنگی استفاده کنید؛ مثلاً آبی برای مالی، سبز برای پرسنلی و قرمز برای حقوقی. اگر بودجه دارید، کمدهای بایگانی کشویی (سیستم ریل سیار) معجزه میکنند. در این سیستم، کمدها روی ریل قرار میگیرند و فقط یک راهرو باز میماند؛ یعنی تا ۵۰ درصد صرفهجویی در فضا. یک راهکار کمهزینه: کمدهای دوکشویی کوچک را زیر میز کار کارمندان قرار دهید برای پروندههای جاری، و کمدهای چهارکشویی بزرگ را در یک اتاق مرکزی برای پروندههای راکد. هیچگاه کمدهای بایگانی را پشت در ورودی قرار ندهید، چون باز و بسته شدن در باعث ضربه به آنها میشود. با این ترفندهای ساده، اتاق کوچک شما هم به یک آرشیو حرفهای تبدیل میشود.
